Fehlende Stellvertretung ist eines der grössten Risiken in der Lohnbuchhaltung von KMU. Oft liegt das gesamte Know-how bei einer einzigen Person, ohne ausreichende Dokumentation oder Stellvertretungs-Regel. Fällt diese Person aus, drohen Fehler, Verzögerungen oder sogar rechtliche Konsequenzen. Die Folgen reichen von verspäteten Lohnzahlungen über falsche Abrechnungen bis hin zu Nachforderungen oder Bussen durch Behörden. Besonders kritisch wird es bei der Quellensteuer, Jahresmeldungen oder Revisionen durch Ausgleichskassen.
Empfehlungen:
- Prozesse klar dokumentieren, damit Wissen nicht nur im Kopf vorhanden ist
- Eine zweite Person einarbeiten und Zugriff sicherstellen
- Regelmässigen Wissensaustausch etablieren
- Optional externe Unterstützung, z. B. Treuhänder, zur Absicherung nutzen.